

FİRMA KAYDI
Ürün Takip Sistemi (ÜTS)
Elektronik Başvuru Sistemi (EBS)
·
Yeni bir kozmetik firma kaydı eklemek için;
o
ÜTS
BAŞVURU uygulamasına e-imza, e-Devlet şifresi veya mobil imza ile giriş
yapılır. Sistem'e yapılan girişin ardından Firma Başvurularım Ekranı
görüntülenir.
o
Sağ üst köşede yer alan Kozmetik Firması Ekle
düğmesine tıklanır. Kozmetik Firma Başvurusu Ekle penceresi görüntülenir.
o
Firmanın MERSİS kaydı varsa Veri Kaynağı alanı
MERSİS seçilmeli, aksi durumda VEDOP seçilmelidir. MERSİS kaydı olan bir
firmanın VEDOP numarası ile başvuru yapmasına Sistem izin vermemektedir. Firma
başvurusunun tamamlanabilmesi için doğru veri kaynağının seçilmesi
gerekmektedir.
o
Firma faaliyet alanı kozmetik imalatçısı ve/veya
kozmetik ithalatçısı olarak seçilir. Kullanıcının e-posta adresi girilerek bu
hesaba doğrulama kodu gönderilir ve e-posta hesabı doğrulanır. Başvuru sahibine
ait güncel telefon numarası girilir.
o
Firmaya ait imza yetkililerini eklemek için İmza
Yetkilisi Ekle düğmesine tıklanır. İmza Yetkilisi Ekle penceresi görüntülenir.
İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası girilir, Getir düğmesine tıklanır.İmza
yetkilisi bilgileri MERNİS üzerinden sorgulanarak getirilir.
o
Ekle düğmesine tıklanarak imza yetkilisi
başvuruya eklenir. Firmanın imza sirkülerinde yer alan tüm imza yetkilileri
başvuruya eklenebilir.
o
Tüm bilgiler kontrol edildikten sonra Kaydet
düğmesine tıklanır ve imza yetkilisi tarafından e-imza ile imzalanarak firma
kaydı tamamlanır.
o
Elektronik Başvuru Sistemi (EBS)
(http://ebs.titck.gov.tr) üzerinden de firma kayıt başvurusu yapılması
gerekmektedir.
o
Başvurular elektronik olarak alınmakta olup fiziki olarak evrak gönderilmesine gerek
yoktur.
FİRMA YETKİLİ EKLEME VE DEĞİŞTİRME
Firmalar ÜTS’ye VEDOP ve MERSİS
kaynaklı olarak kayıt yapabilirler.
VEDOP kaynaklı bir firma iseniz;
·
ÜTS’ye kayıt sırasında imza yetkilisinin ve imza
sirkülerinin yüklenmesi gerekmektedir. Kozmetik Ürünler Dairesin tarafından
firma kaydı başvurusunun incelenmesi sırasında yüklenen doküman ile sisteme
girilen bilgilerin uyumlu olması gerekmektedir.
·
Firma yetkiliniz değişti ise;
o
Güncel imza sirkülerini ve yeni yetkilinin
iletişim bilgilerini imza kaşeli dilekçe ile Kurumumuz Kozmetik Ürünler
Dairesine göndermesi gerekmektedir. Değişiklik Kozmetik Ürünler Dairesi
tarafından yapılacaktır.
MERSİS kaynaklı bir firma iseniz;
·
ÜTS’ye kayıt sırasında imza yetkilisinin
MERSİS’ten alınmaktadır. İmza sirküleri yüklenmesine gerek yoktur.
·
Firma yetkiliniz değişti ise;
o
Öncelikle firma yetkilileri, il ticaret sicil
müdürlükleriyle görüşerek bu yeni imza yetkilisini, MERSİS servisindeki imza
yetkilisi listesine ekletmeleri gerekmektedir.
o
Daha sonra yeni imza yetkilisi olan kullanıcı,
ÜTS Başvuru modülüne girer ekranın solunda yer alan İmza Yetkilisi Kayıtlarım
menüsüne tıkladıktan sonra açılan penceredeki İmza Yetkilisi Olarak Kaydol
butonuna basar.
o
Ekranda beliren penceredeki Firma No alanına,
ÜTS’de kayıtlı olan ve kendisinin imza yetkilisi olarak kayıt olmak istediği
firmanın firma numarasını girer ve Kaydet butona basarak ÜTS’deki firmaya yeni
imza yetkilisi olarak kaydolur.
FİRMA BİLGİLERİ GÜNCELLEME
Firma bilgileri VEDOP ve MERSİS
üzerinden 24 saatte bir güncellenmektedir. Bu kapsamda bu bilgiler Kurum
tarafından güncellenmemektedir.
·
VEDOP kaynaklı bir firmanın vergi numarası değişti
ise;
o
VEDOP kaynaklı firmanın mevcut imza
yetkililerinden herhangi biri, vergi numarası değişiklik talebini vergi
dairesinden alınmış ve vergi numarasının değiştiğine kanıt olacak belgeyi talep
sistemi ile veya EBS üzerinden TİTCK’ya gönderir.
·
VEDOP kaynaklı bir firmanın unvanı veya adresi
değişti ise;
o
Öncelikle firma yetkilileri, il vergi
daireleriyle görüşerek VEDOP servisindeki firmalarına ait ilgili bilgileri
güncelletmeleri gerekmektedir.
o
Daha sonra Firma Bilgilerim ekranındaki Dış
Sistem İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren VEDOP’tan
Güncelle butonuna basarak VEDOP servisinde güncellenen verileri, ÜTS’ye
taşıyarak ÜTS'de güncellemiş olacaktır.
·
VEDOP kaynaklı bir firmanın e-mail adresi,
telefonu ve fax numarası değişti ise;
o
Firmanın yetkili kullanıcı grubuna ait
kullanıcılarından herhangi biri, Firma Bilgilerim (ekranındaki Yönetim
İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren İletişim
Bilgilerini Güncelle butonuna basarak Firma İletişim Bilgilerini Güncelle penceresini
açar.
o
E-mail adresini güncelleyecekse, yeni e-mail
adresini girer ve Doğrulama Kodu Gönder butonuna basar. (Not: Bu butona
yalnızca 1 kere basar. Çünkü bu butona her basışta, mail adresine yeni bir
geçerli doğrulama kodu gönderilir ve önceki gönderilen doğrulama kodları
geçersiz sayılır. Ayrıca mail sunucusundaki yoğunluktan ötürü doğrulama kodu
göndermede bazı gecikmeler yaşanabilir.)
o
Ekranda beliren alana, girmiş olduğu e-mail
adresine gelen doğrulama kodunu girer.
o
Ayrıca eğer telefon numarasını güncelleyecekse,
güncel telefon numarasını formata uygun bir şekilde girer.
o
Ayrıca ÜTS’deki ilgili bildirimleri e-posta
olarak da almak istiyorsa, E-posta Tercihi alanındaki kutucuğu tıklayarak
seçerek Güncelle butonuna basarak iletişim bilgilerini günceller.
·
MERSİS kaynaklı bir firmanın vergi numarasını,
unvanını veya adresini güncellemesi;
o
Öncelikle firma yetkilileri, il ticaret sicil
müdürlükleriyle görüşerek MERSİS servisindeki firmalarına ait ilgili bilgileri
güncelletmeleri gerekmektedir.
o
Daha sonra Firma Bilgilerim ekranındaki Dış
Sistem İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde beliren MERSİS’ten
Güncelle butonuna basarak MERSİS servisinde güncelletiği verileri, ÜTS’ye
taşıyarak ÜTS'de güncellemiş olacaktır.
·
MERSİS kaynaklı bir firmanın, MERSİS
servisindeki MERSİS numarasını güncellemesi;
o
Firma yetkililerinden biri, Firma Bilgilerim
ekranındaki Dış Sistem İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun üzerinde
beliren MERSİS Numarası Güncelle butonuna basarak MERSİS Numarası Güncelle
penceresini açar.
o
Firma MERSİS Bilgileri alanındaki MERSİS
numarasını değiştirmek istiyorum seçeneğini tıklar.
o
Ekranda beliren Yeni MERSİS No alanına güncel
MERSİS numarasını girer ve MERSİS’ten Getir butonuna basarak girmiş olduğu
MERSİS numarasına ait firma bilgilerini getirir.
o
Son olarak Güncelle butonuna basarak firmasının
MERSİS numarasını günceller.
o
Sistem firmanın bütün bilgilerini güncel MERSİS
numarasına ait MERSİS servisindeki bilgiler ile günceller.
o
Ayrıca firmada İmza Yetkilisi görevinde çalışıp
güncel MERSİS numarasına ait MERSİS servisindeki firmanın güncel imza yetkilisi
listesinden olmayan kullanıcı hesaplarını otomatik olarak pasifleştirir.
o
·
VEDOP kaynaklı bir firma MERSİS servisine kayıt
yaptırdıysa;
o
Firmanın yetkili kullanıcılarından herhangi biri,
Firma Bilgilerim ekranındaki Dış Sistem İşlemleri butonuna bastıktan sonra
butonun üzerinde beliren MERSİS’e Dönüştür butonuna basarak VEDOP Firmayı
MERSİS’e Dönüştür penceresini açar.
o
Yeni MERSİS No alanına firmanın yeni almış
olduğu MERSİS numarasını girer ve MERSİS’ten Getir butonuna basarak girmiş
olduğu MERSİS numarasına ait firma bilgilerini MERSİS’ten getirir.
o
MERSİS’e Dönüştür butonuna basarak firma
bilgilerini MERSİS kaynaklı olacak şekilde dönüştürür.
o
Sistem firma bilgilerini (firma unvanı, firma
MERSİS durumu, vergi dairesi, firma adresi, firma email adresi, firma telefon
numarası ve firma faks numarası) MERSİS’ten çekerek ÜTS'de günceller.
FİRMA FAALİYET DURUMU
·
Firma faaliyeti durmuş ise;
o
Firmanın yetkili kullanıcılarından biri, Firma
Bilgilerim ekranındaki Yönetim İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun
üzerinde beliren Faaliyet Durdur butonuna basar.
o
Sistem işlemi yapması durumunda firmaya ait
kayıtlı ve aktif ürünlerin pasif duruma geçirileceğini ve piyasaya arz edilemez
duruma getirileceklerini bildiren onay mesajını görüntüler.
o
Yetkili kullanıcı onay mesajını onaylar ve
firmasının faaliyetini durdurur. ·
o
Sistem firmanın durumunu Pasif durumuna geçirir
ve işlemini yapan kullanıcıyı yetkilerini güncelleyebilmek için sistemden
atarak giriş sayfasına yönlendirir.
o
Not: Yetkili kullanıcı tekrar giriş yapmayı
denediğinde, firmanın durumu Pasif durumda olduğu için ÜTS sistemine yalnızca
okuma yetkilileriyle giriş yapar ve sistemde yalnızca sorgulama ve görüntüleme
işlemlerini yapabilir. Tek istisna olarak firmasının faaliyetini tekrar
başlatmak isteyebileceği için ek olarak firma faaliyetini tekrar başlatma
işlemini de yapabilir.
·
Firma faaliyetini yeniden başlattı ise;
o
Firmanın yetkili kullanıcılarından biri, Firma
Bilgilerim ekranındaki Yönetim İşlemleri butonuna bastıktan sonra butonun
üzerinde beliren Faaliyeti Başlat butonuna basar.
o
Sistem firmanın durumunu Aktif durumuna geçirir
ve işlemini yapan kullanıcıyı yetkilerini güncelleyebilmek için sistemden
atarak giriş sayfasına yönlendirir.
o
Not: Firmalar ÜTS’deki faaliyetlerini yalnızca
kendileri durdurduysa tekrar başlatılabilir. Yani TİTCK tarafından faaliyeti
durdurulan veya pasifleştirilen firmaların faaliyetleri, yalnızca TİTCK
tarafından başlatılabilir, firmalar tarafından tekrar başlatılamaz.